Приглашение на конференцию или день открытых дверей, отправленное email-рассылкой, конкурирует с десятками других писем в одном ящике. Рукописное приглашение конкурирует с обычной почтовой корреспонденцией руководителя - и там конкурентов заметно меньше. Письмо пишет перьевой плоттер настоящей ручкой, адрес на конверте - тоже от руки, поэтому приглашение физически выделяется среди счетов и типографской рекламы ещё до того, как его открыли.
Для каких мероприятий это работает
- Отраслевые конференции и форумы, где важно собрать конкретных лиц, принимающих решения, а не общий поток регистраций.
- Презентации нового продукта или линейки для действующих партнёров и ключевых клиентов.
- Дни открытых дверей на производстве или в офисе - формат, где личное приглашение соответствует духу события.
- Закрытые деловые завтраки и клубные встречи с ограниченным списком гостей.
- Юбилейные и статусные события компании, куда приглашают первых лиц партнёрских организаций - подробнее о работе с такой аудиторией на странице писем первым лицам.
Почему это работает иначе, чем email-инвайт
Email-приглашение легко переслать помощнику, легко пропустить, легко удалить одним движением. Конверт с рукописным адресом руководитель, как правило, открывает сам - хотя бы из любопытства, кто написал ему лично. Это не гарантия визита на мероприятие, а более высокая вероятность того, что приглашение вообще прочитают, а не просто увидят тему письма в списке непрочитанных.
Что входит в письмо
Текст приглашения - персональный, с обращением по имени и указанием повода. Внутрь конверта можно вложить программу мероприятия, пропуск, карту проезда или мини-буклет с ключевыми темами - подробный разбор форматов вложений и их веса на странице конвертов и вложений. Подпись под письмом - почерком организатора или первого лица компании, если у него уже оцифрован почерк.
Заказное или простое письмо
Для массового приглашения на открытое мероприятие обычно достаточно простого письма - важен сам факт получения приглашения, а не подтверждение вручения. Для узкого круга VIP-гостей, топ-менеджеров партнёров или ключевых заказчиков логичнее заказное письмо: вы видите статус каждой отправки и можете организовать отдельный звонок тем, кому письмо ещё не вручено.
Сроки подготовки
На подготовку приглашения после согласования текста и списка адресов закладывайте несколько дней на написание и сборку партии, плюс время на пересылку Почтой России - точные сроки доставки мы не гарантируем, это вне нашей зоны ответственности. Практика простая: чем важнее для вас личное присутствие адресата, тем раньше стоит отправить приглашение.
Кому не стоит присылать бумажное приглашение
Формат честно ограничен: если мероприятие массовое и решение о визите зависит от рекламного охвата, а не от статуса приглашённого, дешевле и быстрее сработает email или таргетированная реклама. Рукописное приглашение имеет смысл там, где список гостей ограничен, каждый адресат важен поимённо, а решение о визите принимает конкретный человек, а не отдел закупок по формальному критерию.
Сколько это стоит
Приглашения считаются так же, как любая другая рассылка: пилот на 50 писем «под ключ» - 24 900 ₽ простыми или 27 900 ₽ заказными, оцифровка почерка входит. Для регулярных мероприятий - партии от 100 писем со снижением цены за письмо по мере роста объёма. Точная смета под вашу дату и базу - в калькуляторе, пакеты - на странице цен.
Что дальше
Посчитайте кампанию под конкретное мероприятие в калькуляторе - укажите объём и формат письма, чтобы увидеть, сколько времени нужно на подготовку до даты события.