Кампания проходит пять этапов: от образца почерка до сигнала «вручено» в вашем отделе продаж. Каждый этап имеет свой срок и свою зону ответственности - часть шагов делаете вы, часть мы, а согласование текста и базы происходит до того, как плоттер начинает писать. Ниже - что происходит на каждом шаге и что нужно подготовить с вашей стороны.
1. Образец почерка
Если вы ещё не оцифровывали почерк, всё начинается с бланка: страница с алфавитом, где каждая буква написана несколько раз, и страница связного текста на 150-200 слов, написанная в обычном темпе. Бланк присылаем в готовом виде - заполняется от руки и возвращается сканом или чётким фото. Из образца собираются 5-7 вариантов каждой буквы, живые соединения внутри слова и подпись отдельно - подробно процесс описан на странице «Ваш почерк». Если почерк уже оцифрован на предыдущей кампании, этот этап пропускается целиком.
Срок: несколько дней после получения заполненного бланка, включая тестовое письмо на проверку. Нужно от вас: заполнить бланк и вернуть скан или фото при хорошем освещении.
2. Подготовка базы и текста
Параллельно с почерком готовим базу адресов и текст письма. Базу принимаем таблицей - минимум название компании и адрес, желательно ФИО получателя и поля для персонализации (например, отрасль или повод обращения). Перед отправкой в производство базу проверяем и нормализуем: часть адресов обычно отсеивается уже на этом шаге, поэтому итоговый объём партии может оказаться меньше исходного списка.
Текст письма согласуем отдельно - вы присылаете финальный вариант или тезисы, из которых мы собираем текст, и в любом случае письмо уходит в написание только после вашего подтверждения. Если это первый контакт с холодной базой, обратите внимание на холодную рассылку КП - там другой принцип текста, чем в благодарственном или персональном письме.
Срок: 2-3 дня на проверку базы и согласование текста, зависит от объёма и качества исходных данных. Нужно от вас: таблица адресов и утверждённый текст письма (или тезисы для его сборки).
3. Написание перьевым плоттером
После утверждения текста и базы партия уходит в производство. Пишет перьевой плоттер - механическая рука с обычной ручкой, которая физически ведёт линию по бумаге почерком из образца. Адрес на конверте пишется той же рукой, без наклеек с печатным адресом. Скорость плоттера - около 80-100 знаков в минуту, письмо на 150 слов занимает примерно 10 минут машинного времени, поэтому срок этого этапа напрямую зависит от объёма партии и длины письма.
Срок: зависит от объёма партии и длины письма, точный расчёт - в калькуляторе вместе со сметой. Нужно от вас: ничего, кроме готовности принять партию на следующем шаге, если нужна проверка перед отправкой.
4. Сборка и сдача партии по форме 103
Готовые письма собираются в конверты, при необходимости - с вложением (визитка, мини-КП, буклет) и подписью на конверте. Партии от пяти отправлений сдаются на Почту России по форме 103 - это список отправлений, который ускоряет приёмку и позволяет отслеживать всю партию единым списком, а не по одному письму. Подробнее о том, что входит во вложения и как считается вес отправления, - на странице «Конверты и вложения».
Срок: 1-2 дня на сборку и сдачу после окончания написания. Нужно от вас: ничего, если реквизиты отправителя согласованы заранее.
5. Трекинг и сигнал «вручено» в отдел продаж
Для заказных писем с этого момента идёт отслеживание через API Почты России: сдано, в пути, прибыло в город получателя, вручено. Статус «вручено» - это не просто отметка в отчёте, а сигнал, по которому можно настроить автоматическое напоминание менеджеру позвонить именно тогда, когда получатель уже держит письмо в руках. При подключённой интеграции статус передаётся в вашу CRM и виден прямо в карточке клиента; подробнее - на странице заказных писем с трекингом. У простых писем трек-номера не существует в принципе, поэтому этот этап актуален только для заказного формата.
Срок: зависит от Почты России, гарантий по срокам доставки мы не даём - это не наша зона ответственности. Нужно от вас: доступ для выгрузки статусов в CRM, если нужна интеграция, а не файл вручную.
Что происходит, если что-то меняется по ходу кампании
База, текст или объём иногда меняются уже после старта - это нормально. Правки в текст возможны до начала написания партии, а изменения в базе после сдачи партии на почту относятся уже к следующей отправке. Если сомневаетесь, на каком этапе сейчас находится ваша кампания, - это всегда видно из статуса, который мы фиксируем на каждом шаге, от согласования текста до вручения.
Что дальше
Если процесс понятен и осталось только оценить бюджет, разумный следующий шаг - посчитать кампанию в калькуляторе или сразу запросить пилот на 50 писем, чтобы пройти все пять этапов на небольшом объёме перед масштабированием.